Entre 2018-2019, el nivel de pérdidas en el sector minorista alcanzó los 99.56 mil millones de dólares a nivel mundial: una cantidad considerable. De esta cifra general, el 22.95% fue por robo, fraude, despilfarro, abuso o mala conducta en el punto de venta. Pero fuera de las estadísticas de pérdidas de efectivo, a menudo hay un coste oculto del efectivo del que no se informa: el gasto real de investigar estas pérdidas. Son estos costes los que, a menudo pasados por alto, pueden llegar a afectar significativamente las ganancias.
El coste promedio de administrar y procesar efectivo es del 9%. Lo que significa que de cada €uro, se gastan nueve céntimos para recibir, contar, salvaguardar, transportar y depositar efectivo. Debido a esto, abordar la pérdida de efectivo se considera una prioridad estratégica para la mayoría de las empresas.
Pero la realidad es que las fuentes de pérdida de efectivo pueden ser difíciles de identificar. Si bien la pérdida de efectivo real en sí misma puede ser relativamente fácil de detectar (cuando se cuadran los cajones de efectivo o se cuentan los depósitos), es difícil determinar si fue una pérdida accidental o un robo intencionado. Incluso los costosos sistemas de cámaras de seguridad pueden ignorar los trucos o estafas inteligentes que el personal deshonesto usa para robar dinero de los cajones.
Para los equipos de prevención de pérdidas, entonces, la forma más efectiva de determinar la verdadera causa de la pérdida de efectivo es a través de una investigación. Pero lejos de recuperar las pérdidas; ¿Podría el tiempo, el esfuerzo y los recursos que se dedican a estas investigaciones, aumentar el costo de la pérdida de ese dinero efectivo que queremos investigar?
Por supuesto, hay que considerar el coste difícil de la investigación. Estos incluyen el coste de cualquier tecnología, agencias externas o servicios utilizados para proporcionar evidencia para la investigación.
El enjuiciamiento de la pérdida de efectivo también puede afectar a las ganancias. El litigio no es barato y las compañías que tienen políticas estrictas para procesar todos los incidentes de robo podrían considerar que el coste del litigio es una carga pesada. Sin embargo, para muchos, el enjuiciamiento por robo de efectivo es poco probable, especialmente si la cantidad de efectivo robado es relativamente pequeña.
Cuando el coste de la acusación supera con creces el beneficio de recuperar las pérdidas, es fácil ver por qué muchas compañías optan por despedir al empleado (en el caso de robo interno) y reducir sus pérdidas.
Quizás el mayor coste de todos es el tiempo. Se dedica una gran parte del tiempo de Prevención de Pérdidas a investigar, entrevistar y enjuiciar a los autores de pérdidas de efectivo.
Según nuestro estudio reciente de más de cien ejecutivos de Prevención de Pérdidas en Europa y USA, el incidente promedio de pérdida de efectivo demora de una a dos horas en investigarse, un período de tiempo relativamente corto si la pérdida de efectivo es una ocurrencia rara, pero este no es siempre el caso. De manera preocupante, el 20% de los encuestados dijo que la instancia promedio de pérdida de efectivo en su negocio tomó más de un día para investigar, y hasta una semana en promedio. Son estas investigaciones más largas las que tienen el potencial de generar costos de horas extra o gastos adicionales si los equipos regionales de Prevención de Pérdidas permanecen en el sitio durante largos períodos de tiempo para investigar.
Además, no solo Prevención de Pérdidas pasa el tiempo investigando pérdidas de efectivo, a menudo también se recurrirá a otros departamentos para recibir asistencia. Estas investigaciones luego consumen el tiempo de los equipos de Recursos Humanos, Informática, Operaciones y Finanzas, sin mencionar al personal de la tienda.
El “coste” aquí es difícil de cuantificar, pero cuando los empleados se desvían con frecuencia de sus roles laborales normales para respaldar una investigación de pérdidas de efectivo, es probable que haya un impacto indirecto en el resultado final de la empresa.
No es solo el tiempo y el dinero lo que se debe considerar como “el coste” de una investigación. Otras métricas como la moral o la rotación del personal y las tasas de retención de personal también pueden verse afectadas por las investigaciones de pérdidas de efectivo, especialmente si los empleados sienten que son acusados falsamente.
Los equipos de Prevención de Pérdidas deberían considerar entonces, no solo las estadísticas de pérdidas de efectivo como una medida a mejorar, sino también el verdadero “coste” de estas investigaciones de pérdidas de efectivo para el negocio en general.
El mejor escenario cuando se trata de pérdida de efectivo es la prevención y la disuasión. Los controles internos diseñados adecuadamente son la defensa principal contra la pérdida de efectivo. Establecer y mantener controles internos sólidos y prácticos para cualquier compañía, organización o agencia gubernamental asegura que cada transacción se realice correctamente.
Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo; pero hay una serie de técnicas y herramientas que los minoristas (o cualquier otro negocio que maneje dinero efectivo) pueden adoptar para mitigar el riesgo de pérdida de efectivo, lo que a su vez reduce el coste de las investigaciones y refuerza los resultados del negocio.
Los cajones de efectivo inteligentes, por ejemplo, pueden ayudar a los equipos de prevención de pérdidas a eliminar virtualmente la pérdida de efectivo en origen al reconciliar los cajones con el TPV en tiempo real. Esto significa que incluso la incidencia más pequeña de pérdida de efectivo puede identificarse transacción por transacción, conociendo la causa exacta de la pérdida. Además, si los empleados están utilizando estafas de efectivo inteligentes como la preparación para robar el exceso en una fecha posterior, esto puede ser marcado por el sistema a medida que sucede. Las alertas inmediatas se envian a los supervisores o gerentes para que puedan detener el robo antes de que ocurra.
Los procedimientos de manejo de efectivo más estrictos también pueden ayudar a prevenir pérdidas. La verificación de dos personas de depósitos seguros o conciliaciones de cajones de efectivo mitigará el riesgo de que cajeros ocasionales simplemente realicen pequeños robos de efectivo. Aunque las políticas controvertidas de tolerancia cero hacia la pérdida de efectivo también podrían disuadir a los empleados del robo de efectivo, hay que tener en cuenta que los cajeros son más polémicos cuando se trata de manejar efectivo. Todo esto significa que haya menos casos frecuentes de pérdida de efectivo, menos investigaciones y un menor coste de pérdida de efectivo para el negocio.
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