¿Qué hace a una caja fuerte inteligente tán inteligente?

Las soluciones para el sector retail son cada vez más “inteligentes”. Entre cajas de auto-pago, cajones y cajas fuertes inteligentes, la tecnología esta ayudando a los negocios a ser más eficientes desde el TPV al “back office”. En concreto en cuanto a cajas fuertes, el sector está invirtiendo en soluciones cada vez más inteligentes para asegurar y controlar el efectivo.

Entonces, ¿Qué es una caja fuerte inteligente y qué la hace inteligente? Se trata de un dispositivo que asegura el dinero en efectivo al mismo tiempo que lo valida ante billetes falsos, y registra la cantidad y desglose de el efectivo depositado en su interior. Además, es posible conectar estos dispositivos a la red e integrarlos con el software TPV y BackOffice. Gracias a esto se obtiene visibilidad en tiempo real y un eficiente control del efectivo en las tiendas. Obtenemos información pormenorizada de cada transacción y del cajero que las realiza.

Las cajas fuertes inteligentes han adquirido una gran popularidad en los últimos años debido a:

• Protegen el efectivo. Las cajas fuertes inteligentes pueden almacenar efectivo tanto del TPV como del backoffice. Se pueden utilizar bolsas o cassettes para mantener el dinero controlado y seguro dentro del dispositivo.
• Detectan posibles billetes falsos. Proporcionan una capa de seguridad extra al incorporar detectores de billetes falsos que rechazarán automáticamente cualquier intento de fraude.
• Ofrecen crédito adicional. Muchas de las empresas que ofrecen servicios de seguridad del efectivo ofrecen mediante crédito bancario el efectivo depositado en el interior de la caja fuerte antes de llegar al banco. Esto tiene la desventaja de que el coste de este servicio suele ser elevado.
• Solo la empresa de transporte de fondos tiene acceso al efectivo. Estos dispositivos se suelen configurar para que el dinero solo sea accesible cuando la empresa de transporte de fondos está físicamente en las tiendas. Se suele usar un sistema de doble llave, las cuales solo tienen el mánager de la tienda y el conductor del camión que recoge el dinero.
• Mejora eficiencia en recogidas. Dado que todo el dinero depositado en la caja fuerte está monitorizado y se puede saber la cantidad de efectivo en su interior, las empresas de transporte de fondos pueden organizar las recogidas de una manera mucho más eficiente, reduciendo significativamente los costes asociados a las recogidas.
• Es compatible y puede integrarse a otras soluciones. Funcionando junto a un cajón inteligente, la caja fuerte inteligente cierra el círculo del efectivo. Pero esto lo veremos más Adelante…

Normalmente estas cajas fuertes son instaladas en el backoffice y todos los empleados la comparten. En cuanto a modalidades existen 2 alternativas: La compra y un alquiler mediante cuota mensual a la empresa de transporte de fondos.

Factores a tener en cuenta al comprar una caja fuerte inteligente

Una caja fuerte inteligente es una inversión inteligente, sin duda. Distintos tamaños, marcas y precios están disponibles y sus características varían. Si su negocio está considerando invertir en esta tecnología, tenga en cuenta algunos de los siguientes aspectos:

• En ocasiones es conveniente la instalación de pequeñas cajas Fuertes cerca de cada TPV mientras que las más grandes son más adecuadas para el backoffice.
• Recogidas concertadas. Tal como mencionado anteriormente, la posibilidad de conocer el efectivo dentro del dispositivo permite adaptar la necesidad de hacer retiradas. Esto reduce ampliamente los costes por recogida…
• Facilidad de uso. Es muy conveniente decantarse por soluciones que no añadan una dificultad extra a la hora de manejar y asegurar el efectivo.
• Al alquilar una caja fuerte inteligente a su empresa de recogida de fondos, el servicio de mantenimiento suele ser parte del acuerdo. Pero ¿cuánto tarda un técnico a solucionar una incidencia si el dispositivo no funciona correctamente? Algunas cajas fuertes inteligentes vienen con un validador de billetes extraíble, por lo que un empleado autorizado podría solucionar un atasco de billete rápidamente. Para reparaciones más grandes, asegúrese de tener una idea clara de cuánto costarán dichas reparaciones, los acuerdos de mantenimiento ofrecidos por sus proveedores o si el dispositivo viene con garantía.
• Asegúrese de que la conectividad entre su red y su caja fuerte inteligente no es demasiado costosa o complicada. Además, deberá asegurarse que la transmisión de datos se haga de forma segura.

Recuerde que, a pesar de todas sus ventajas, una caja fuerte inteligente solo puede contar el efectivo almacenado dentro de la misma. Por lo tanto, no puede rastrear el efectivo antes o después de ser asegurado dentro del dispositivo, dejando espacio para la pérdida desconocida.

Soluciones de control de efectivo punto a punto

Tellermate les ofrece LiveSafe, una caja fuerte compacta e inteligente que se puede instalar incluso en el frente de cajas. Esto permite retirar automáticamente los billetes grandes, rechazando falsificaciones y reduciendo la necesidad de realizar retiradas durante el turno. En combinación con nuestro cajón de efectivo inteligente, también conocido como LiveDrawer, proporciona un sistema de gestión de efectivo. El sistema viene con nuestro software de creación propia, LiveDrawer Manager, que cuenta y rastrea automáticamente las monedas y billetes que se encuentran tanto en los cajones de efectivo como en la caja fuerte. Esto significa que las discrepancias son identificadas de inmediato y todas las transacciones registradas para su posterior auditoría y análisis. De hecho, la mera presencia de LiveDrawer disuade las “conductas deshonestas…”.

Dado que la combinación de ambos dispositivos proporciona información sobre todos los cajones de efectivo y contenido seguro, las tareas diarias de manejo de efectivo, como los cuadres de caja al final de cada turno y día ya no son necesarios. Se eliminan los conteos manuales y el efectivo está más seguro. Al limitar la cantidad de veces que se manipula efectivo, los errores en caja y las oportunidades de sufrir robo se reducen significativamente.

De esta forma, la combinación LiveDrawer y LiveSafe puede generar un sistema de circuito cerrado casi similar al de un reciclador de efectivo, pero a un menor coste…

Additionally, the LiveDrawer and LiveSafe partnership allows you to safely secure excess notes in the safe while drawers operate with a small, variable float. The notes in the LiveSafe are counted and sealed automatically – ready for CIT collection. The cash management process is more streamlined. It’s secure, it reduces shrink, and it saves valuable time

Además, la combinación LiveDrawer y LiveSafe le permite asegurar el exceso de billetes en la caja fuerte mientras los cajones funcionan con un fondo de caja pequeño y variable. Los billetes en LiveSafe se cuentan y sellan automáticamente, listas para su ingreso bancario. El proceso de gestión de efectivo es más sencillo y seguro, ahorrando un tiempo valioso.

¿Son las cajas fuertes inteligentes adecuadas para mi negocio?

Encontrar las soluciones de administración de efectivo más adecuadas puede ser difícil, pero una combinación de tecnologías también puede ayudar con la prevención de pérdida y el ahorro de tiempo, sin mencionar otros beneficios. Cuando se une con la tecnología LiveDrawer, el sistema de administración de efectivo puede ayudar a su negocio a prosperar en el cambiante panorama del sector minorista de hoy, y también del futuro.

Si todavía se está preguntando si las cajas fuertes inteligentes son todo lo que se cree que son, nos encantaría ayudarle. Descargue nuestra guía de pros y contras: Cajas fuertes inteligentes: ¿son adecuadas para mi negocio? (engl)

Sin embargo, este sistema no es para todas las aplicaciones. En algunos casos, un dispositivo de conteo de efectivo más simple podría satisfacer las necesidades de su negocio. Póngase en contacto con nosotros para descubrir cómo podemos ayudarle.