Den optimalen Bargeldbestand in Ihren Filialen festzulegen, kann ein heikler Balanceakt sein. Zu viel Bargeld in Ihren Kassenschubladen oder im Kassenbüro-Safes stellt oft ein Sicherheitsrisiko dar. Zu wenig und Sie riskieren, dass Ihnen das Wechselgeld ausgeht – was sowohl Ihren Kassierern als auch Ihren Kunden Probleme bereitet. Schlimmer noch, wenn das Bargeld ständig knapp wird, sind dringende Wechselgeldaufträge wahrscheinlich, und diese sind unweigerlich mit Kosten verbunden. Um diese unnötigen Gebühren zu vermeiden und das Risiko dafür zu verringern, sollten Manager versuchen, den Bargeldbestand in ihrem Geschäft zu optimieren. Doch wie können Sie die richtige Balance finden, wenn die Ihnen keine gute Sichtbarkeit des Bargelds zur Verfügung steht?
Wenn Sie wissen, wie viel Bargeld Sie in Ihrem Unternehmen haben und wo es sich befindet, kann Ihr Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen und größere Effizienzgewinne erzielen. Sie können auch WTU-Besuche und Bestellungen effektiver planen, sowie Cash-Management-Funktion optimieren.
Wenn Sie jedoch keine Sichtbarkeit in Ihren Filialen vorhanden ist bzw. das Cash-Management ineffektiv ist, kann das zu unnötigen Kosten und sogar zu Geldschwund führen.
Der erste Schritt besteht darin, ein geradliniges Cash-Management zu entwickeln, mit dem Sie den Bargeldbestand in Ihren Filialen optimieren können, dadurch lernen Sie die Grenzen Ihrer aktuellen Prozesse: Verhindern übergreifende Unternehmensrichtlinien Filialen daran, Geldbestellungen an die Nachfrage anzupassen? Oder führt mangelnde Transparenz zu Bargeldverlusten? Je größer Ihre Organisation ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie bei jeder Bargeldzählung anwesend sein können.
Viele Geschäfte verfügen bereits über strenge Richtlinien für das Bargeldmanagement mit detailliert beschriebenen Prozessen, z. B. wann oder wo Bargeld gelagert wird, wann das WTU zur Abholung von Bargeld eintrifft und wann Wechselgeldlieferungen erfolgen. Theoretisch sollte eine übergreifende Unternehmensrichtlinie ein wirksames Mittel sein, um das Bargeld Ihres Geschäfts zu verwalten. Wenn diese Richtlinien jedoch die Schwankungen des Bargeldflusses in einzelnen Filialen nicht berücksichtigen (z. B. verkehrsreiche Zeiten, Touristenorte); kann das oft bedeuten, dass an diesen Standorten zu viel oder zu wenig Bargeld die Norm ist – und dies kann negative Folgen mit sich bringen.
Normalerweise sind es Münzen, die oft zuerst ausgehen. Und wenn das der Fall ist, haben Kassierer dann Schwierigkeiten, dem Kunden das richtige Wechselgeld herauszugeben. Hier können Fehler im Umgang mit Bargeld gemacht oder zusätzliches Wechselgeld verschenkt werden.
Wenn Ihren das Münzgeld in der Kassenlade zur Neige geht, führt das zu längeren Wartezeiten für Kunden, denn die Kassen müssen zum Auffüllen manchmal offline genommen werden.
Müssen Notfall-Bestellungen erteilt werden, dann werden diese in den meisten Fällen in Rechnung gestellt. Sollte das Bargeld also des Öfteren knapp werden oder ausgehen, kann das teuer werden.
Zu wenig Geld ist die eine Seite der Medaille, ist zu viel Geld ist die andere. Ineffiziente Cash-Management-Prozesse führen zu zu viel Bargeld in Ihren Filialen.
In diesem Fall steigen das Sicherheitsrisiko und die Wahrscheinlichkeit von Bargeldschwund. Das Diebstahlpotenzial egal ob externen oder internen Ursprungs wird verstärkt.
Aber nicht nur das Diebstahlrisiko ist ein wichtiger Aspekt. Geschäfte und Restaurants sind schnelllebige Umgebungen, und wenn die Kassenschubladen überlaufen, verstärkt sich Risiko eines versehentlichen Bargeldverlusts.
Natürlich kann die sichere Aufbewahrung und der sichere Transport Ihres Bargelds einen Teil dieses Risikos mindern, das bedeutet jedoch nicht, dass die Bargeldbestände in Ihren Geschäften optimiert sind. Wenn Ihr Bargeld in Kassenbüro-Safes ruht, wird es nicht auf Ihrem Bankkonto verzinst.
Wenn WTU-Zeitpläne starr oder unflexibel sind, können sie die Anforderungen Ihres Unternehmens nicht effektiv erfüllen. Feste Abhol- (oder Liefer-)Zeitpläne, die an einem festen Tag/einer festen Uhrzeit erfolgen, unabhängig vom tatsächlichen Bargeldbestand in einem Geschäft, sind ineffizient, vielleicht auch unnötig. Es kann zu Cross-Shipping (Abholung des Wechselgeldes und nur kurze Zeit später Nachbestellung/Lieferung), zu tagelangem Bargeldleerlauf im Tresor oder sogar zu unnötigen Abholungen kommen.
Um die Summe an Bargeld in Ihren Geschäften zu optimieren, müssen Sie zunächst eine bessere Sichtbarkeit Ihres Bargelds erhalten. Ohne diese ist es schwer zu verstehen, ob der Bargeldbestand in Ihrem Unternehmen gut oder schlecht.
Viele der oben genannten Probleme werden dadurch verursacht, dass die Geschäftsleitung einfach nicht weiß, wie viel Bargeld sie gleichzeitig in ihren Geschäften haben, geschweige denn, wo sich alles befindet – in der Kasse oder im Tresor.
Für diese Probleme haben wir Lösungen, die einen Echtzeit-Überblick über das Bargeld in Ihren Filialen bieten. Sie können mit generierten Daten den Münzstand in Echtzeit überwachen und Warnungen einstellen, wenn das Wechselgeld eine bestimmte Schwelle erreicht. So können Sie die Kassenschubladen auffüllen lassen, bevor sie leer sind – und damit unnötige Gebühren für Notfälle vermeiden.
Müssen Ihre Geschäfte mehr als einmal pro Woche bestellen? Kommt das Werttransportunternehmen zu oft oder zu wenig? Jeder hat verschiedene Anforderungen an sein Cash-Management. Mit den richtigen Daten können Sie flexible WTU-Verträge nehmen, die eine bedarfsgerechte Abholung und Zustellung ermöglichen. Jedes Geschäft hat ein anderes Kundenaufkommen und unterschiedliche Anforderungen. Überwachen Sie die Höchst- und Tiefststände von Bargeldbeständen und verwenden Sie Echtzeitdaten, um fundiertere Entscheidungen zu Abhol- und Lieferplänen zu treffen. Vermeiden Sie es tagelangen große Bargeldmengen im Tresor aufzubewahren und sorgen Sie dafür, dass die Scheine in Ihren Kassenschubladen abgeschöpft werden oder direkt in einem Kassenplatz SmartSafe eingelagert werden.
Mit einer geringen Investition in Cash-Management-Technologie wie einer Geldwaage, LiveSafe oder LiveDrawer werden Bargeldverluste minimiert, unnötige Gebühren vermieden und Ihre Filialen profitieren von mehr Effizienz und einem schnellen ROI. Mit der richtigen Lösung stellen Sie sicher, dass der Bargeldbestand in Ihren Filialen entsprechend der Nachfrage optimiert wird.
