Was macht den Smart Safe so Smart?

Der Handel wird intelligenter

Self-Service Kassen, intelligente Kassenladen und Smart-Safes – intelligente Einzelhandelstechnologien helfen Unternehmen die Effizienz vom Kassenplatz bis hin zum Kassenbüro zu steigern. Smart Safes im Speziellen sehen momentan einen Anstieg im Einzelhandel, wo das clevere Gerät hilft, Bargeld direkt am Kassenplatz sicherzustellen und die allgemeine Bargeldverwaltung zu vereinfachen.

Aber was macht einen Smart Safe eigentlich so clever?

Ein Smart Safe ist ein sicheres Gerät, dass Scheine automatisch prüft, im System vermerkt und einlagert. Seine „Intelligenz“ kommt durch seine Anbindungsfähigkeiten zum Internet, zum Kassensystem oder anderen Bargeldverwaltungssystemen und natürlich zum Kassenbüro PC. Dass erlaub dem Kassenplatztresor eine Echtzeit-Übersicht über seinen Inhalt bereitzustellen und damit auch eine Berichterstattung zu jeder Transaktion…bis hin zum jeweiligen Kassierer.

Smart Safes haben in den letzten Jahren sehr viel an Beliebtheit im Einzelhandel gewonnen, weil sie:

• Bargeld schützen. Smart Safes lagern Bares, egal ob am Kassenplatz oder im Kassenbüro. Sobald ein Schein in den Tresor eingefüttert wird, wird er sicher in manipulationssicheren Kassetten oder Tüten verstaut.
• Falschgelderkennung eingebaut haben. Obwohl Ihr Kassenpersonal darauf geschult sein sollte Falschgeld zu erkennen, können Smart Safes hier einen extra Sicherheitsschutz bieten, da sie gefälschte Scheine direkt am Kassenplatz erkennen und ablehnen.
• vorläufigen Kredit gewähren. Viele der momentanen Smart Safe Partner mit Finanzanstalten bieten an, dass sobald Geld in den Tresor eingeht, man das bereits gutgeschrieben bekommt, bevor das Geld tatsächlich die Bank erreicht – hier gibt es allerdings Vorsichtsmaßnahmen zu beachten – lesen Sie mehr darüber in unserem Smart Safes Guide (siehe unten).
• nur durch WTU Personal abrufbar sind.* Smart Safes sind dafür vorgesehen, externen sowie internen Diebstahl gleichermaßen zu reduzieren. Wenn ein WTU Dienstleister eintrifft um das Bargeld abzuholen, braucht es meistens 2 Berechtigte zum Öffnen des Tresors. Das sind normalerweise der Fahrer und der Filialleiter.
• WTU Gebühren verringern. Da Smart Safes Daten generieren und überwachen – wie zum Beispiel Stückelungen und Summen des Bargeldes im Safe – wissen Sie, wann Bargeld abgeholt werden muss. Das Optimieren von gesicherten Abholungen und Lieferungen hilft dabei unnötige Fahrten zu vermeiden und damit auch die verbundenen Kosten. Wechselgeldbestellungen können beispielsweise direkt zum Tresor hinzugefügt werden, als Teil regelmäßig vereinbarterer WTU Lieferungen – dadurch entfällt eine extra Fahrt und Gebühr.
• Mit anderen Bargeldverwaltungssystemen integrierbar sind und damit eine Endlösung bilden. Zusammen mit der intelligenten Kassenschublade entsteht ein Smart Safe Bargeldverwaltungssystem, welches fast komplett geschlossen ist. Dazu später mehr…

In den meisten Fällen hat eine Filiale einen Smart Safe im Kassenbüro – und alle Kassierer und Manager, die mit Bargeld umgehen, teilen diesen. Manche Unternehmen kaufen den Tresor, andere mieten ihn über Ihren WTU Lieferanten.

Was ist beim Kauf eines Smart Safe zu beachten?

Smart Safes sind eine clevere Investition – soviel steht fest. Man hat die Auswahl zwischen verschiedenen Größen, Herstellern und Kostenpunkten, sowie verschiedenen Produktmerkmalen. Wenn Ihr Unternehmen in Smart Safe Technologie zu investieren gedenkt, ist es wichtig darüber nachzudenken, wie der Tresor genutzt werden soll. Folgendes ist zu beachten:

• Platzierung. Kassenplatztresore können am Fußboden befestigt werden, in die Möbel des Kassenplatzes integriert oder freistehend sein, während Kassenbürotresore in verschiedenen Größen verfügbar sind, je nachdem welchen Platz Sie zur Verfügung haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Wahl zu Ihrem derzeitigen Setup passt.
• WTU Gebühren. Wenn auch vorher schon erwähnt, möchten wir die Thematik noch einmal hervorheben. Eine bessere Bargeldübersicht bedeutet, dass Sie die Anzahl gepanzerter Fahrten zur Bargeldabholung bzw. -anlieferung verringern können. Weniger WTU Fahrten = mehr Kosteneinsparung.
• Nutzerfreundlichkeit. Erhalten Ihre Angestellten das richtige Training zur Nutzung vom Smart Safe Sicherheitsanbieter? Falls nicht kann Ihr Safe ganz schnell zu einer sperrigen & teuren Metallbox werden, die vom Kassenpersonal als ‚zu kompliziert‘ erachtet wird.
• Wartung. Falls Sie einen Smart Safe von Ihrem WTU Anbieter leasen, sollte Service Teil des Vertrags sein. Wie schnell kann ein Servicetechniker eintreffen und das das Problem beheben? Einige Smart Safes haben entfernbare Scheinprüfer, d.h. einfache Probleme – wie Notenstau – können durch einen autorisierten Angestellten behoben werden. Bei größeren Reparaturen, sollten Sie eine klare Vorstellung haben, was die Reparatur kosten wird, den abgesprochenen Service durch den Anbieter oder ob das Gerät mit Gewährleistung kommt.
• Anbindung. Stellen Sie sicher, dass die Integration vom Smart Safe zum internen Netzwerk nicht zu teuer oder kompliziert ausfällt. Wichtig ist es auch zu prüfen, dass die Datenübertragung vom Tresor zum Netzwerk sicher ist.

Bedenken Sie außerdem, dass trotz aller Vorteile, ein Smart Safe nur das Geld zählen kann, was in ihn eingefüttert wird. Er kann also Bargeld nicht nachverfolgen, wenn es nicht mehr im Tresor eingelagert ist – was Raum lässt für eventuelle Bargeldverluste.

Endlösungen für Bargeldmanagement

Tellermate bietet LiveSafe, einen kompakten Smart Safe, der am Kassenplatz steht. Dadurch hat man die Möglichkeit größere Scheine direkt zu prüfen und sicherzustellen. Zusammen mit der intelligenten Kassenschublade LiveDrawer, entsteht daraus eine Unternehmens-Endlösung zum Bargeldmanagement. Das System beinhaltet unsere selbstentwickelte Software, den LiveDrawer Manager, welche automatisch alle Vorgänge von Münzen und Scheinen im LiveDrawer und LiveSafe aufzeichnet. Sollten also Diskrepanzen auftreten, können diese sofort erkannt und behoben werden. Dazu erhalten Sie eine detaillierte Berichterstattung, welche natürlich sehr nützlich für Revisionsmaßnahmen ist.

Da die Kombination der beiden Produkte Ihnen Übersicht über den Inhalt in allen Kassenladen und Tresoren ermöglicht, werden tägliche untertätige Abschöpfungen abgeschafft, Wechselgeldzählungen und Kassenstürze werden überflüssig. Lästige manuelle Aufgabenwerden automatisiert und Bargeld wird dadurch sicherer. Dadurch das Bargeld durch weniger Hände geht, werden Fehler durch das Kassenpersonal und Diebstahlrisiko erheblich reduziert.

Auf diesem Weg kann LiveDrawer zusammen mit LiveSafe ein fast geschlossenes System bilden, ähnlich wie das eines Cash Recyclers, aber zu viel geringeren Kosten.

Zusätzlich erlaubt die LiveDrawer-LiveSafe Partnerschaft überflüssige Scheine sicherzustellen und an der Kassenschublade mit einem kleinen variablen Wechselgeldeinschub arbeiten. Die Scheine im LiveSafe sind automatisch gezählt und versiegelt, fertig für die WTU Abholung. Der Bargeldprozess ist dadurch geradliniger. Alles in Allem ist der Prozess dadurch sicherer, Verluste werden reduziert und man spart wertvolle Zeit.

Sind Smart Safes das Richtige für Sie?

Falls Sie sich noch immer wundern ob Smart Safes lohnenswert für Ihr Unternehmen sind, helfen wir Ihnen gern weiter. Sie können unseren Guide zu den Für und Wider hier herunterladen: Smart Safes – Are they right for my business?  (Guide momentan nur auf Englisch verfügbar)

Das System ist nicht für jeden gebräuchlich. In manchen Fällen macht es Sinn unsere Konsultation zu suchen und eine einfachere Geldzähl-Technologie in Betracht zu ziehen, die die Ansprüche Ihres Unternehmens ebenfalls erfüllt.