Sind Ihre Geschäfte anfällig für Bargeldverlust?

Eines der Hauptanliegen der Revision, ist das Reduzieren von Faktoren, die zu Bargeldverlust führen – und das zu Recht. Um Gewinne zu maximieren es ist wichtig, Bargeld vor Diebstahl durch interne und externe Faktoren zu schützen. Wenn es um die Ursachen von Bargeldverlust geht, ist mangelnde Sicherheit nicht die einzige Schwachstelle, mit der Ihre Geschäfte konfrontiert sind. Schlechte und ineffiziente Verfahren zur Bargeldabwicklung machen Ihr Unternehmen anfällig – aber es gibt Möglichkeiten, die Risiken zu minimieren.

Der Umgang mit Bargeld ist nicht nur im Einzelhandel eine Notwendigkeit. Um Geld zu verdienen, muss man gut mit Geld umgehen. In geschäftigen Umgebungen können jedoch leicht Kontrollen verpasst und Verfahren umgangen werden, und damit geht Bargeld verloren.

Die National Retail Security Survey 2020 in den USA ergab, dass Schwund auf einem Allzeithoch liegt und 1,62 % des Nettogewinns eines Einzelhändlers ausmacht. Das kostet die Branche 61,7 Milliarden US-Dollar. Fast doppelt so viele Unternehmen meldeten Verlustraten von 3 % oder mehr im Vergleich zu den Vorjahren.

Sie sehen also, Bargeldverlust kann ein großes Problem für Unternehmen sein, die ihre Prozesse in Bezug auf Sicherheit, Inventar und Bargeld nicht automatisiert oder vollständig optimiert haben.

Wir zeigen nun 3 Beispiele auf, wie schlechte Praktiken im Umgang mit Bargeld zu Verlusten führen können:

1. Manuelles Zählen und Dateneingabe:Bargeld von Hand zu zählen braucht Zeit. Das bedeutet, dass Filialleiter & Kassenpersonal zusätzliche Zeit benötigen – vor und nach Ladenöffnung und -schließung – um Kassen und Tresore zu zählen, Einzahlungen abzugleichen. Wie wirkt sich das auf Ihr Endergebnis aus? Die Arbeitskosten summieren sich schnell und mit steigenden Mindestlöhnen sind diese Arbeitskosten für einige der weltweit größten Marken zu einer unmittelbaren Priorität geworden.Je länger das Bargeld offen zugänglich ist, desto stärker ist es internen oder externen Faktoren ausgesetzt. Ob Kassenschubladen im Kassenbüro oder am Kassenplatz gezählt werden – beim Zählen von Bargeld kann es leicht gewollt oder ungewollt ‚schrumpfen‘. Eine Umstellung von manuellen Aufgaben zur Automatisierung trägt nicht nur zur betrieblichen Effizienz bei, sondern bietet auch mehr Sicherheit für Ihre Mitarbeiter und Ihr Bargeld – wodurch natürlich Bargeldverluste reduziert werden.
2. Diskrepanzen bei Einzahlungen:
   Laut der National Retail Survey 2015 sind über 16% des Schwunds auf Verwaltungs- oder administrative Fehler zurückzuführen. Ihre Filialleiter sind beschäftigt, sie kümmern sich um Mitarbeiter, Lieferanten, erledigen den Papierkram im Kassenbüro, beantworten Telefonate und bearbeiten Kundenprobleme. All das tun sie oft, während sie gleichzeitig versuchen, Einzahlungen vorzubereiten. Obwohl ein Manager glauben mag, eine zu 100 % korrekte Einzahlung abgeglichen zu haben, werden häufig Unstimmigkeiten oder unbeabsichtigte Fehler festgestellt.Diese Fehler bei Einzahlungen werden definitiv dann erkannt, wenn sie bei der Bank eingegangen sind – und das kann kostspielige Gebühren in Form von Einzahlungskorrekturen bedeuten. Wissen Sie, wie viel Ihre Banken für Diskrepanzen bei Bareinzahlungen verlangen? Wie lange dauert es, bis Ihre Finanzabteilung die Schadenverhütung oder die Filiale über diese Unstimmigkeiten informiert? Wie viel Zeit und Aufwand ist für eine vollständige Untersuchung einer Bargelddiskrepanz, die möglicherweise vor einem Monat aufgetreten ist, erforderlich? Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen überraschen, ist es möglicherweise an der Zeit, sich mit der Genauigkeit und den Verfahren rund um Ihren Einzahlungsabgleich zu befassen.
3. Unklare oder entspannte Prozesse – Fragen Sie sich folgendes:Führen Ihre Filialen regelmäßige Stichprobenkontrollen durch? Werden Wechselgeldlieferungen gezählt und verifiziert? Sorgen Ihre Führungskräfte dafür, dass die Cash-Management-Prozesse klar strukturiert und alle Mitarbeiter darauf geschult sind? Wenn Bargeldmanagementprozesse für Ihre Mitarbeiter unklar oder schwer nachvollziehbar sind, können Ihre Geschäfte anfällig für Bargeldverluste werden. Aber es sind nicht nur schwammige Prozesse, die zu einem Verlustproblem führen können. Auch zu strenge Verfahren können zu Problemen führen. Null-Toleranz-Politiken können oft zu einer „Vertuschung“-Kultur auf Filialebene führen – in der sich die Mitarbeiter verpflichtet fühlen, Verluste aus eigener Tasche zu kompensieren. Dies könnte zwar das unmittelbare Problem des Bargeldverlusts lösen, aber nicht die wahre Ursache.

Was kann Ihre Bargeldprozesse noch verbessern?

Wenn die Möglichkeit besteht, dass die oben genannten Praktiken in Ihren Geschäften unter das Radar fallen, sollten Sie die ersten Schritte unternehmen! Es gibt einfache Lösungen, um schlechte Verfahren zu verbessern, die sowohl Ihr Geld als auch Ihre Mitarbeiter schützen.

Automatisierung bis hin zur Eliminierung manueller Prozesse wie manuelle Bargeldzählung und manuelle Eingabe von Zähldaten kann dazu beitragen, Bargeldverluste im gesamten Unternehmen zu vermeiden. Unabhängig davon, ob der Bargeldverlust in Ihren Filialen beabsichtigt oder unbeabsichtigt ist, wird die Automatisierung eines Teils oder sogar des gesamten Prozesses sowohl die Fehlerquote als auch die Möglichkeit von Diebstahl reduzieren.

Eine Investition in ein Cash-Management-System kann dazu beitragen, Bargeldprozesse zu automatisieren und gleichzeitig die Effizienz bei der Abstimmung von Kassenladen und Einzahlungsvorbereitungen zu steigern. Es ist die erste Verteidigungslinie gegen Bargeldverlust. Intelligente Lösungen wie Geldwaagen, intelligente Kassenladen und Safes (Update-Links) mit einer guten Kassenbürosoftware (wie TouchViewer oder LiveDrawer Manager) helfen dabei, schlechtes Bargeldmanagement aufzudecken und zu beheben – und so den Bargeldverlust zu reduzieren und Ihren Gewinn zu steigern.

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